Warum KI-Piloten in Kliniken nach dem Pilot feststecken

Die Technik funktioniert, die Anwender sind zufrieden, und trotzdem passiert nach der Testphase nichts. Yasin Karabacak beschreibt, woran das liegt und wie Kliniken und Anbieter gemeinsam zu einer Entscheidung kommen. KI-Piloten in Kliniken.

Es ist Donnerstagnachmittag im Besprechungsraum neben der OP-Leitstelle. Die Pilotphase der Software ist vorbei, auf dem Beamer laufen die letzten Auswertungen. Die Oberärztin nickt, die Pflegedienstleitung auch. Das System hat geholfen, die Tagesplanung im OP ist ruhiger geworden, und niemand im Raum will zurück zur alten manuellen Tabelle. Dann fragt der kaufmännische Direktor, wer das denn ab Januar bezahlen wird. Es wird still. In dieser Stille bleibt ein Projekt stehen, das eigentlich gut genug war, um umgesetzt zu werden.

Ich habe solche Nachmittage oft erlebt. Seit über 20 Jahren arbeite ich in Healthcare und MedTech und begleite Anbieter von Medizintechnik und digitalen Lösungen auf ihrem Weg in das Gesundheitswesen. Dabei sehe ich immer wieder dasselbe Muster. Der Pilot scheitert fast nie an ihrer Technik. Er scheitert daran, dass niemand rechtzeitig festgelegt hat, wer am Ende entscheidet und auf welcher Grundlage.

Was ein Pilot beweisen soll

Ein Pilot soll zeigen, dass etwas funktioniert. Das tut er meistens auch. Ärztinnen und Pflegekräfte testen die Lösung, geben eine Rückmeldung und der Anbieter bessert nach. Am Ende steht ein positives Fazit der Anwender.

Nur ist das nicht die Frage, die eine Geschäftsführung beantworten muss. Sie will wissen, was die Lösung im Budget- und Wirtschaftsplan bedeutet, welche Arbeit tatsächlich wegfällt, wer sie im Haus erfüllt und wer haftet, wenn etwas schiefgeht. Darauf hat man selten eine Antwort, weil niemand danach im Vorfeld gefragt hat.

Eine Entlastung, die sich nicht in Stunden, Personalstellen oder Erlösen ausdrücken lässt, bleibt nur ein gute Idee. Ein gutes Gefühl hat im Budget keinen Platz. Noch schwieriger wird es, wenn die alte Tätigkeit nach dem Pilot aus Vorsicht weiter parallel gemacht wird. Dann hat die Klinik nicht weniger Arbeit, sondern mehr, und das merkt jeder, der im Herbst die Planung für das nächste Jahr aufstellt.

Am Entscheidungstisch sitzen mehr Menschen als im Pilot

Ein Krankenhaus entscheidet nicht wie eine einzelne Person. Es entscheidet als Gremium, und dieses Gremium ist größer, als die meisten Projektteams glauben. Die Medizin bewertet den klinischen Nutzen. Die Pflege fragt, ob der Alltag auf Station leichter oder schwerer wird. Die IT prüft Schnittstellen zum Krankenhausinformationssystem, den Betrieb und die Sicherheit. Der Datenschutzbeauftragte will wissen, welche Daten wohin fließen. Die Geschäftsführung schaut auf Budget, Strategie und Risiko. Je nach Haus kommt der Einkauf dazu, spätestens wenn es um Vertrag und Vergabe geht.

Im Pilot sind meist nur zwei dieser Gruppen wirklich beteiligt. Das sind die Anwender und eine engagierte Person, die das Projekt ins Haus geholt hat, oft ein Chefarzt oder eine Projektleitung. Die anderen erfahren vom Vorhaben, wenn die Entscheidung ansteht. Dann beginnen sie mit ihren Fragen von vorn, und das völlig zu Recht.

Das kostet Monate. In dieser Zeit verliert das Projekt seine Fürsprecher. Die Oberärztin wechselt das Haus, beim Anbieter gibt es einen neuen Ansprechpartner, und das Geld für das kommende Jahr ist längst verplant. Aus einem erfolgreichen Pilot wird ein Datei-Ordner im Projektlaufwerk.

Die KI-Verordnung macht die Frage nach Verantwortung dringender

Seit die KI-Verordnung der EU schrittweise gilt, kommt eine weitere Ebene dazu. Kliniken, die KI-Systeme einsetzen, übernehmen als Betreiber eigene Pflichten. Je nach Einstufung des Systems geht es um menschliche Aufsicht, um geschultes Personal, um Protokolle und um die Frage, wer im Haus für den Einsatz geradesteht. Viele KI-Anwendungen in der Medizin fallen zusätzlich unter das Medizinprodukterecht.

Das ist keine Formalie, die man am Ende abhakt. Es ist eine Entscheidung über Verantwortung, und die trifft keine Pilotgruppe allein. Wer diese Frage erst nach dem Pilot stellt, verliert genau die Zeit, die das Projekt nicht hat. Wer sie am Anfang stellt, holt IT, Datenschutz und Geschäftsführung früh an den Tisch.

Vom Pilot zur Entscheidung

Was hilft also? Aus meiner Erfahrung weniger ein besseres Produkt als eine bessere Vorbereitung. Ich rate Kliniken und Anbietern, den Pilot von Anfang an als Vorbereitung einer Entscheidung zu verstehen und nicht als Test.

Das beginnt mit einer einfachen Übung vor dem Start. Man schreibt auf, wer am Ende zustimmen muss, und fragt jede dieser Personen, was sie sehen will, um Ja sagen zu können. Die Pflegedirektorin will vielleicht wissen, ob Übergaben kürzer werden. Der Datenschutzbeauftragte will verstehen, wie die Daten fließen, bevor der erste echte Patientendatensatz verarbeitet wird. Die Geschäftsführung will nachvollziehbar sehen, welche Zeiten oder Kosten tatsächlich wegfallen. Aus diesen Antworten werden die Messgrößen bzw. KPIs des Pilots. Gemessen wird dann genau das, worüber später entschieden wird.

Genauso wichtig ist ein Entscheidungstermin, der feststeht, bevor der Pilot beginnt. Ein offenes Ende klingt flexibel. In der Praxis heißt es, dass sich niemand zuständig fühlt, wenn die Testphase ausgelaufen ist. Dazu gehört auch eine ehrliche Antwort auf die Frage, was mit der alten Arbeitsweise passiert, wenn das System bleibt. Wer das Parallelverfahren nicht beendet, rechnet sich jeden Nutzen klein.Und es braucht jemanden auf Klinikseite, der das Projekt intern vertritt, wenn der Anbieter nicht im Raum ist. Anbieter unterschätzen das oft. Sie überzeugen die Anwender und hoffen, dass die Begeisterung nach oben durchsickert. Ein Fürsprecher braucht Informationsmaterial, das er in der Sprache seiner Kollegen weitergeben kann. Das Controlling braucht belastbare Zahlen, die IT verbindliche Antworten zum Betrieb und der Datenschutz eine eindeutige Aussage, wer wofür verantwortlich ist.

Wenn ich an den Donnerstagnachmittag vom Anfang denke, hätte die Frage des kaufmännischen Direktors niemanden überraschen dürfen. Sie gehörte in die erste Sitzung, nicht in die letzte. Dann wäre die Antwort Teil des Pilots gewesen.

Genau darüber spreche ich am 18. und 19. November auf der MEDICA in Düsseldorf. Mich interessiert dort weniger, welche KI am meisten kann. Mich interessiert, wie Kliniken und Anbieter gemeinsam so entscheiden, dass gute Projekte nicht in der Stille nach dem Pilot enden.

Über den Autor

Yasin Karabacak arbeitet seit über 20 Jahren in Healthcare und MedTech, unter anderem bei Medtronic und Smith & Nephew. Als Speaker beschäftigt er sich mit der Frage, wie Kliniken über digitale Investitionen entscheiden. Er begleitet MedTech- und HealthTech-Unternehmen dabei, solche Entscheidungen gemeinsam mit Kliniken vorzubereiten. Am 18. und 19. November 2026 spricht er auf der MEDICA in Düsseldorf. Mehr unter https//yasinkarabacak.de