Patientenkommunikation und Praxisalltag – TerMed verbindet

Das Telefon klingelt, am Empfang warten Patienten und parallel müssen Rezeptwünsche, Terminfragen und Rückrufbitten bearbeitet werden. TerMed setzt an dieser Schnittstelle zwischen Patientenkommunikation und Praxisorganisation an. Mit Online-Rezeption, digitaler Terminvergabe und Telefon-KI sollen wiederkehrende Anliegen leichter erfasst und Praxisteams im Alltag entlastet werden.

An der Anmeldung treffen viele Aufgaben gleichzeitig zusammen. Jede telefonische Nachfrage kann eine laufende Tätigkeit unterbrechen. Für Patienten bedeutet eine besetzte Leitung wiederum, dass sie es erneut versuchen müssen – selbst wenn es nur um eine einfache organisatorische Frage geht.

Hier liegt ein konkreter Ansatzpunkt für Digitalisierung: Anliegen so aufzunehmen und vorzubereiten, dass die Praxis sie geordnet bearbeiten kann. TerMed verbindet dafür unterschiedliche Zugangswege mit digitalen Abläufen innerhalb der Praxis.

Patientenanliegen digital erfassen

Die Online-Rezeption ermöglicht es Patienten, organisatorische Anliegen unabhängig von den Öffnungszeiten an die Praxis zu übermitteln. Dazu gehören beispielsweise Rezeptbestellungen, das Hochladen von Dokumenten und das Ausfüllen von Formularen. Die Online-Terminvergabe ergänzt diesen Zugang: Patienten können verfügbare Termine selbst buchen.

Für das Team entsteht dadurch die Möglichkeit, Anfragen zeitlich gebündelt zu bearbeiten. Eine digital eingereichte Anfrage muss die Arbeit am Empfang nicht unmittelbar unterbrechen. Das digitale Anfragenmanagement bündelt Anliegen, kategorisiert sie automatisch und unterstützt eine nachvollziehbare Bearbeitung.

Auch die Vorbereitung eines Termins lässt sich einbeziehen. Digitale Patientenformulare, etwa Anamnesebögen, können bei der Buchung mitgeschickt und bereits vor dem Praxisbesuch ausgefüllt werden. Damit liegen Informationen früher vor, und der Aufwand für Papierformulare und manuelle Übertragungen kann sinken.

Telefonische Erreichbarkeit mit KI unterstützen

Ergänzend bietet TerMed eine Telefon-KI an. Sie nimmt Anrufe entgegen, erkennt das jeweilige Anliegen und leitet es strukturiert in die vorgesehenen Prozesse weiter. Typische Anwendungsfälle sind Terminvereinbarung, Rezeptbestellungen und Rückrufbitten.

So bleibt der telefonische Zugang auch für Menschen nutzbar, die ihr Anliegen lieber mündlich schildern. Das Ziel ist, Standardanfragen vorzuqualifizieren und Unterbrechungen im Praxisbetrieb zu reduzieren. Die Aufnahme eines Anliegens kann dabei rund um die Uhr erfolgen; seine weitere Bearbeitung richtet sich nach den Abläufen der Praxis.

Zum Angebot gehören außerdem eine mit geschulten medizinischen Fachangestellten besetzte Telefon-Hotline und die Videosprechstunde VIOMEDI. Damit umfasst TerMed sowohl digitale Werkzeuge als auch persönliche Unterstützung für die Patientenkommunikation.

Die Verbindung zur Praxissoftware macht den Unterschied

Wie hilfreich ein digitaler Zugang ist, entscheidet sich auch daran, was nach einer Anfrage passiert. Müssen Angaben erneut übertragen werden, entsteht zusätzlicher Aufwand. Deshalb spielt bei TerMed die Anbindung an bestehende Arztinformations- und Praxisverwaltungssysteme eine zentrale Rolle.

Das Unternehmen entwickelt und wartet seine Schnittstellen in Zusammenarbeit mit Anbietern von Arztinformationssystemen. Bei unterstützten Systemen ermöglicht eine Direktanbindung beispielsweise die automatische Synchronisierung des Kalenders. Welche Funktionen integriert werden können, hängt vom eingesetzten System und der jeweiligen Schnittstelle ab.

Der besondere Ansatz liegt im Zusammenspiel: Terminbuchung, Anfragenmanagement, Patientenformulare und telefonische Assistenz setzen an verschiedenen Stellen desselben Praxisablaufs an. Ihre Verbindung kann helfen, Informationen früher verfügbar zu machen und wiederkehrende Arbeitsschritte zu vereinfachen.

Aus einem Alltagsproblem entstanden

Hinter TerMed steht die Facharzt-Sofort-GmbH, die Melanie und Stefan Knobl 2014 als Familienunternehmen gründeten. Ausgangspunkt waren alltägliche Schwierigkeiten bei der Terminvereinbarung: eingeschränkte Erreichbarkeit und lange Warteschleifen. Dieser Praxisbezug prägt die Ausrichtung auf einen einfacheren Zugang zwischen Patienten und Ärzten.

Der Nutzen solcher Lösungen zeigt sich im Arbeitsalltag: Können Patienten ihr Anliegen leichter übermitteln? Erhält das Team die benötigten Informationen? Lassen sich Anfragen mit weniger Unterbrechungen bearbeiten? An diesen Fragen muss sich digitale Praxisorganisation messen lassen. TerMed verbindet dafür Patientenkommunikation mit bestehenden Praxisprozessen – mit dem Ziel, mehr Raum für die Betreuung der Menschen vor Ort zu schaffen.

Weitere Informationen: www.termed.de